Wenn eine selbstständige Person oder ein Unternehmen beispielsweise eine geschäftliche Besprechung in einer Großstadt in den USA hat und nach dem geschäftlichen Termin noch eine Urlaubswoche dranhängt, muss es den geschäftlichen Anlass von seinem Privatvergnügen trennen und kann als Reisekosten nur die für den geschäftlichen Bereich angefallenen Kosten abrechnen.
Barauslagen Fahrtkosten
Hierunter fallen alle Kosten für sämtliche Fortbewegungsmittel, wie unter anderem Bahn, Pkw Flugzeuge, Busse, Fahrrad oder Taxi.
Unter steuerlichen Gesichtspunkten sind in Österreich hier die Kosten für Fahrten zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstelle sowie für Dienstreisen oder –fahrten abzugsfähig.
Die damit verbundenen und tatsächlich angefallen Kosten können sind hier steuerlich relevant.
Als Nachweis für betrieblich verursachte Fahrten kann hier ein Fahrtenbuch geführt werden. Dort sollten das Datum der Fahrt, die Kilometerzahl, der Abfahrtsort und der Zielort, der Zweck der Reise und zuletzt noch eine Unterschrift des Fahrers als Gegenzeichnung vermerkt sein.
Fahrten genau notieren & Diäten berechnen!
Wenn eine selbständige Person oder ein Unternehmen betrieblich einen Pkw nutzt, ist es möglich, den Kaufpreis sowie die Finanzierungskosten über die betriebliche Nutzungsdauer abzuschreiben.
Dabei werden hier in Österreich für einen Kombi und Pkw 8 Jahre angesetzt.
Hierbei beträgt die steuerlich anerkannte Obergrenze 40.000 Euro (die sogenannten Angemessenheitsgrenze). Dadurch beträgt die jährlich hierfür anzusetzende maximale Abschreibung 5.000 Euro. Klein-Lkw sowie Transporter sind von einer solchen Regelung zur steuerlichen Absetzung in dieser Art ausgenommen.
Auch alle weiteren Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einem betrieblich genutzten Pkw stehen, können steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören unter anderem Versicherungen, Steuern, Reinigungskoten oder Werkstattkosten.
Wenn das Fahrzeug nicht nur geschäftlich, sondern auch teilweise privat genutzt wird, muss hier ein Privatanteil berücksichtigt werden. Sollte das Fahrzeug jedoch nur in Ausnahmefällen geschäftlich genutzt werden, kann steuerlich bei der eigenen Einkommensteuerklärung alternativ die Kilometer-Pauschale verwendet werden.
Dienstreisen in Österreich
Auch für Dienstreisen von Arbeitnehmern, Selbständigen oder Unternehmern in Österreich gibt es spezielle Regelungen.
Diäten (Tagesgelder) Österreich für Inlandsreisen
Die Berechnung der Tagesgelder von Dienstnehmern kann nach der sogenannten 24-Stunden-Regel oder auch nach Kalendertagen (dies erfolgt dann, wenn es in einer lohngestaltenden Vorschrift hierfür vermerkt oder vorgesehen ist) erfolgen.
Das Tagesgeld (Diäten) für eine Inlandsreise in Österreich beträgt bei einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden für jede Stunde der Reise, die bereits angebrochen ist (Reise endet beispielsweise um 12.15 Uhr; so gelten die 15 Minuten als voll Stunde) ein Zwölftel von 26,40 Euro.
Das bedeutet, dass der Tagesgeld-Satz pro angebrochene Stunde bei 2,20 Euro liegt. Wenn eine solche Reise über eine Länge von mehr als 11 Stunden geht, so stehen der Person der volle Tagesgeldsatz von 26,40 Euro zu.
Sollte ein Unternehmen für seine Angestellten darüber hinaus gehende Spesensätze (also über die täglichen 26,40 Euro hinaus bezahlen), so sind diese Beträge sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig. Wenn die Person zu einem Geschäftsessen eingeladen wird, so muss das Tagesgeld bei Inlandsreisen um 13,20 Euro gekürzt werden.
Voraussetzung für die Veranlagung des oben erwähnten Tagesgeldsatzes ist, dass das Ziel mindestens 25 Kilometer von der normalen Betriebsstätte entfernt liegt. Wenn dieser Zielort mehr als 15 Mal pro Jahr Ziel des der Dienstreise ist, können dann keine Tagesdiäten abgerechnet werden. Der Grund liegt darin, dass dann das Ziel der Reise als Mittelpunkt der Tätigkeit eingestuft wird.
Sollte die selbständige Person oder der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt sein, können 10 Prozent der Tagesdiät als Vorsteuer hier heraus gerechnet werden.
Nächtigungsgeld
Ein Nächtigungsgeld ist dann nur steuerfrei, wenn auch tatsächlich eine Übernachtung stattgefunden hat.
Dabei muss der Übernachtungsgrund nachgewiesen werden. Wenn Entfernungen von mindestens 120 Kilometer vorliegen, können ohne einen Nachweis pauschal 15 Euro pro Nacht (mit diesem Pauschalbetrag ist auch das Frühstück mit inbegriffen) steuerfrei angesetzt werden.
Ein solcher pauschaler Ansatz kann jedoch maximal 6 Monate (also 183 Kalendertage) lang für den Aufenthalt an einem bestimmten Ort angesetzt werden.
Tagesdiäten Ausland
Für das Ausland haben andere Sätze für Tagesdiäten oder Nächtigungsgelder Gültigkeit. Auch können hier alternativ die tatsächlichen Kosten angesetzt werden.
